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基础教学部教学档案管理归档制度
2016-01-07 19:28   审核人:

基础教学部教学档案管理归档制度

基础教学部教学档案管理归档制度

一、教学档案工作的基本原则

1. 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2. 教学档案是衡量教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是档案的主体、核心和重点。

3. 教学档案是实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发和利用。

4. 教学档案是教学管理的重要组成部分,要纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任制,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

5. 努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变,分散管理向集中统一管理转变,手工管理向现代化管理转变,为教学管理和教改服务,为教学业务工作提供信息查询。

6. 逐步建立教学档案数据库,统一管理和开发利用。

二、教学档案归档范围的确定

1. 确定的原则

( 1 )归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对我部和学院当前与长远具有参考价值和凭证作用。

( 2 )归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。

( 3 )归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

2. 归档的主要内容和重点

( 1 )归档的主要内容包括管理、教学科研、教材等方面。

( 2 )归档的重点是我部在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

三、教学文件材料的立卷与归档流程

1. 形成与积累

( 1 )档案管理人员向有关部门领取各种教学文件材料、各种表格。

( 2 )按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定期进行整理。

( 3 )归档的教学文件材料,必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。

( 4 )教学档案管理文件一般归档一份,重要的教学文件,酌加副本。

2. 整理组卷

( 1 )档案管理人员负责将积累的文件材料向档案部门归档。

( 2 )根据教学文件材料的形成规律,保持有机联系和便于查考利用的原则进行组卷。原则上相同的内容的文件材料组成一卷,同一内容的文件材料数量多可分别组成若干卷,每卷不超过 200 页。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一、文件较少者按不同内容分别组成簿卷。

( 3 )在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。

( 4 )卷内不可分的文件材料按正件在前、附件在后;印件在前、定稿在后;批复在前、请示在后的要求排列。

( 5 )卷内材料一律拆掉金属物,分别用线装订,对破损的文件材料应进行修补。

( 6 )凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、责任者、时间。

( 7 )各种材料大小均为 A4 或 16 开,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。

( 8 )书写材料包括纸张、墨水等材料要优质,字迹要工整,严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸书写,以便长期保存。

( 9 )文中的插图、照片应贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管,但需填写与方案材料一致的档号。

3. 归档

教学管理文件次年 6 月底前归档,其他各类材料寒假前归档。

四、档案管理人员工作岗位责任制

1. 做好我部教学文件材料的形成积累工作。

2. 将收集、积累的文件材料整理组卷装订,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并按要求及时向学院档案室移交。

3. 做好存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

                                                                         基础教学部

                               2013.10

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